TEKNIK DAN TIPS SUKSES MELAMAR KERJA SEBAGAI PURCHASING ATAU PEMBELIAN

TEKNIK DAN TIPS SUKSES MELAMAR KERJA SEBAGAI PURCHASING ATAU PEMBELIAN

Ini tidak akan menjadi masalah besar bagi anda, yang ingin melamar kerja untuk bagian Purchasing ( Pembelian ) baik itu untuk PERUSAHAAN LOKAL atau BAHKAN PERUSAHAAN ASING. Anda hanya perlu menerangkan garis besar untuk kerja purchasing. Pada Artikel ini saya akan sampaikan kerja PURCHASING untuk PERUSAHAAN ASING karena apabila Anda bisa menguasai system kerja PERUSAHAAN ASING maka untuk perusahaan lokal tidaklah menjadi masalah yang berarti. Penulis berharap ini akan membantu ANDA mengambarkan system kerja untuk BAGIAN PURCHASING dengan jelas dan membantu Anda untuk bisa diterima kerja untuk bagian PURCHASING.

DEFINISI PURCHASING 

PURCHASING / PEMBELIAN adalah bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan material untuk keperluan produksi .

Masing-masing perusahaan menerapkan system kerja purchasing berdasarkan barang apa yang dihasilkan . misalanya : Bagian Purchasing untuk PERUSAHAAN GARMENT akan BERBEDA kerjanya dengan PERUSAHAAN ELECTRONIC ATAU FURNITURE.

Biar Lebih jelas akan saya sampaikan Tehnik dan tips untuk masing-masing perusahaan sebagai contoh. 

1.  PERUSAHAAN GARMENT , FURNITURE ATAU SEJENISNYA.

 Kerja bagian purchasing untuk perusahaan Garmen boleh dibilang lebih sederhana karena part yang dibeli variasinya tidak begitu banyak . Mis : Benang atau keperluan pendukung lain yang jumlahnya hanya sekitar ratusan jenis atau Item,

 Disisi hanya memerlukan 1 orang sebagai penanggung jawab ( Kepala Bagian / Manager ) dan dibantu beberapa orang yang mengerjakan pekerjaan Administratif.

Tugas Manager : Sebagai kontrol dan bertanggung jawab untuk proses pembelian dan melakukan check kapan part tersebut harus didatangkan. Seorang Manager memerlukan beberapa orang untuk membantu tugas Administratif .

misalnya : Membuat p/o ( Purchase order ) atau pencatatan barang masuk serta kontrol stock digudang . Yang perlu menjadi Catatan : Bukti pembelian berupa nota ataupun lainnya harus ada dan dibukukan dengan jelas sebagai bukti pengecekan dan pembayaran.

    2. PERUSAHAAN ELECTRONIC MAUPUN PERUSAHAAN BESAR LAIN ( MOBIL , MOTOR ) Untuk kedua jenis perusahaan ini, lebih komplex dan membutuhkan system yang sangat rapi karena banyaknya peraturan export barang jadi terutama untuk barang jadi electronik.

Untuk Jenis perusahaan ini bagian PURCHASING bisa dibagi menjadi.

• 1. Purchasing untuk transaksi pembelian material LOKAL 
• 2. Purchasing untuk transaksi pembelian barang material IMPORT .
• 3. Purchasing untuk mengatasi pembelian TER SCHEDULE

1. PURCHASING UNTUK PEMBELIAN MATERIAL LOKAL ( DALAM NEGRI ) :

ALUR KERJANYA :

Material / Part yang akan dibeli---> Tentukan Suplyer tempat memberi Material yang sudah dipercaya ----> keluarkan p/o ( pertimbangkan lead time , kapan mau pakai ) ----> Minta konfirmasi ke suplyer ( sudahkah terima p/o, kapan bisa kirim ) ----> Syarat pembayaran ( apakah Cash, Bayar setelah barang diterima , atau Harus bayar di muka sebelum barang kirim .
( INGAT UNTUK KEPERLUAN PRODUKSI JANGAN SAMPAI TERLAMBAT MENDATANGKAN MATERIL NYA )

2. PURCHASING UNTUK PEMBELIAN IMPORT ( LUAR NEGRI ):

ALUR KERJANYA : 

Hampir sama untuk pembelian lokal , Hanya PADA SAAT mendatangkan barang perlu kerjasama dengan bagian Exim untuk pengurusan document IMPORT  ke Bea Cukai.
yang perlu disiapkan data oleh purchasing ke bagian Exim :
a. Minta copy Bukti pengiriman berupa invoice , packing list , B/L ( bila dikirim dengan kapal ) atau AWB bila dikirim dengan Udara.
Tentukan B/L ( Bill of Loading ) Tersebut sudah Surrender atau B/L harus Original .
B/L Surrender artinya : Pengurusan document masuk , hanya memerlukan Invoice , Packing list , lembar copy dari B/L yang bisa diperoleh dari pihak pengirim melalui faximile atau Email saja.
B/L Original  artinya : Dalam pengurusan document masuk , Invoice , Packing list , maupun B/L harus Original . Ini harus menunggu Original document yang dikirim oleh pengirim barang.

3. PENGATURAN BARANG TERSCHEDULE  :
Yaitu mengatur pembelian barang yang memerlukan tempat yang banyak sedangkan luas gudang terbatas, sehingga, system pengaturan barang disesuaikan dengan rencana produksi atau rencana pakai .
Cara :
a. P/O pembelian qtty bisa total sekalibus , tetapi kedatangan dibuat tersechedule ( Harian atau Mingguan , tergantung kebutuhan ).
b. Usahakan selalu memonitor qtty barang jadi di supliyer tempat kita membeli barang, jangan sampai saat kita membutuhkan barang ternyata barang belum diproduksi atau banyak barang rusak sehingga tidak bisa kirim.
c. Buat kesepakatan dengan pihak Suplyer tempat membeli barang untuk menyetujui pengiriman bertahap tetapi tidak menggangu saat barang tersebut dibutuhkan.

 TIPS PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN :

1. Semua jenis material yang digunakan untuk menyusun barang jadi ELECTRONIK , harus mengikuti peraturan International . misalnya : 

•  1a. Untuk part dari kayu harus mengikuti spec atau standart international dimana kayu tersebut harus Lulus uji test JIS, JAS , atau CARB yang membedakan test ini hanya hasil akhir satuan berupa ppm atau mm. 

•  1b. Untuk pembelian material selain Kayu seperti compenent part maupun cat harus mengikuti standart Rohs ( yaitu part tidak boleh mengandung 7 (tujuh) unsur kimia yang berbahaya seperti Cadmium (Cd), Lead (Pb), Chromium (Cr), Mercury (Hg) ,maupun Bromium (Pbb dan Pbbs). 

2. Syarat pembelian yang sudah disetujui meliputi : 

•  2a. Lead time ( jangka waktu ) perngiriman material setelah order diturunkan 
• 2b. Harga , untuk Import Harga apakah CIF ( Sudah sampai tempat tujuan ) atau FOB ( hanya sampai diatas kapal ). 
• 2c. Tempo pembayaran. 

3. Simpan semua bukti order, bukti penerimaan barang, surat jalan , nota , dan bukti lain sejenisnya, ini sangat penting untuk pengecekan barang, atau pembayaran dan juga untuk penelusuran apabila muncul masalah yang timbul di kemudian hari.

 4. Carilah Suplyer ( penyedia barang ) yang benar-benar paham dengan persyaratan untuk perusahaan electronik , sehingga mereka bisa memahami dan memberikan data pendukung yang diminta termasuk menyediakan Rohs data .

ALUR PROSES PEMBELIAN BARU

 PENDIDIKAN YANG PERLU DIMILIKI :

1. Bahasa Inggris Aktif untuk pembelian Import dan pasive untuk pembelian Lokal

2. Menguasai Komputer Excel ataupun Word

3. Terbiasa dengan Email 

Istilah Penting Bahasa Asing yang sering dipakai :

1. Buyer : Orang yang melakukan pembelian

2. Vendor / Suplyer : Penyedia Barang.

3. Delivery : Pengiriman

4. P/O Order Sheet  ( Purchase Order Sheet ) : Kertas form untuk membuat order.

5. FOB : Free on Board  ( Ongkos pengiriman sampai di atas kapal ditanggung penjual )

6. CIF : Cost, Insurance, and Freight : Ongkos kirim dan Asuransi sampai pelabuhan tujuan ditanggung 

    penjual.

7. Cancel : Pembatalan

8. Delay : Penundaan.

9. Approval : Bukti yang disetujui.

10. Cost : Ongkos.

11. Shipment : Pengiriman dengan Kapal .

12. Air Freight : Pengiriman dengan Udara.

13. Invoice dan Packing List : Surat Bukti pengiriman barang.

14. Quotation : Surat Penawaran.

15. File kerja : Surat Penting untuk Kerja.
16. B/L  ( Bill of loading ) : Bukti lembaran document pengiriman barang dengan kapal .
17. AWB ( Air Way Bill ) : Bukti lembaran document pengiriman barang dengan Udara.

Walaupun sebenarnya masih banyak yang bisa digambarkan , tetapi hal diatas cukup bisa memberikan gambaran untuk kerja purchasing saat wawancara , jangan takut saat anda berbicara atau saat menerangkan.

Yang paling penting tanamkan dalam diri anda sebagaimana orang japan bekerja .

" SELALU BERUSAHA MENYELESAIKAN TUGASNYA SEBAIK-BAIKNYA DAN CEPAT ,
   TANPA MENUNDA KERJA " 

" BISA MENYELESAIKAN PEKERJAAN DAN TANGGUNG JAWABNYA MERUPAKAN
   KEBANGGAAN "

 " SELALU MENCARI CARA YANG LEBIH BAIK UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH "

POINT PENTING TAMBAHAN UNTUK KERJA DI PURCHASING :

Seiring perkembangan Ekonomi Global , hal yang penting untuk di ketahui OLEH BAGIAN PEMBELIAN  selain keterangan diatas adalah 

1. PENGETAHUAN TENTANG KAYU .

A. Saat anda membeli kayu ada baiknya ada tanyakan SERTIFIKAT legal apa yang mereka punya.
Contoh :

• SVLK : System Verifikasi Legalitas Kayu , sertifikat ini untuk meyakinkan dan menjelaskan asal mula , dari mana , kayu itu didapatkan , ini untuk menghindari jual beli kayu illegal , sehingga terhindar dari masalah di kemudian hari . 
• CARB : California Air Resources Board , merupakan sertifikan yang di keluarkan oleh lembaga resmi , contoh : dari SUCOFINDO, atau MUTU AGUNG, tujuan untuk memberikan jaminan atas JUMLAH PEMAKAIAN FORMALIN , yang boleh terkandung dalam suatu Product.
• JIS : Certificate ini sama untuk mengontrol kandungan Formalin ( biasanya ada pada Lem yang di pakai ) bedanya dengan CARB , hanya berbeda metode pengukuran dan hasil akhirnya saja. 
• JAS : Sertifikat kayu ini , metode system pengukuran berdasarkan Japan Standart

B. Kandungan part yang dipakai untuk produk Khusus Electronik 

Intinya Bahwa Bakan baku yang dipakai untuk membuat / menyusun produk electronik tidak boleh mengandung bahan berbahaya yang dapat merusak lingkungan .

Sertifikat untuk ini,  dinamakan Rohs  atau data ICP :

Dimana Produk yang dibeli  tidak boleh mengandung part berbahaya atau kandungannya dalam batas yang sudah ditetapkan . Untuk sertifikat ini, bagi setiap perusahaan yang mau mendapatkan bisa langsung ke Sucofindo atau lembaga resmi yang ditunjuk pemerintah.

Part berbahaya itu meliputi ( Peraturan lama 7 unsur kimia , dan peraturan baru 10 unsur kimia )
 
7 Unsur berbahaya itu meliputi :

1. Cadmium (Cd)
2. Timbal ( Pb)
3. Cromiun ( Cr ) Hexavalen
4. Mercury ( Hg )
5. Bromium ( Br ) meliputi unsur :  Pbb, Pbds dan Pbbs

Sebagai penutup yakinlah " BAHWA ANDA PASTI  BISA DAN MAMPU " 

SEMOGA SUKSES